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〜職責を果たせ!と言われないために覚えておきたい4つのこと〜


コラム 係長の役割、係長の仕事column

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係長の職責とは? 〜職責を果たせ!と言われないために覚えておきたい4つのこと〜

係長コラム 「係長の職責とは 〜職責を果たせ!と言われないために覚えておきたい4つのこと〜 」Author 係長.net Category 係長の役割、係長の仕事


コラム:「職責を果たせ!」という言葉は、働かない上司に対して良く使われる言葉ですが、係長にとっての職責はどうなのかを考えていきましょう。

  係長の職責とは


 

そもそも「職責」とは何か?


 職責とは「職務上の責任」のことです。
 >>職責の用語の意味はビジネス用語集「職責」を参考にしてみてください


 みなさんが勤める組織では、職責(職務上の責任)職責と職権(職務上の権限)が明文化されています。(のはずです)


 大企業や行政など、ある程度が大きい組織であれば、きちんと係長の職務上の役割や求められることまで「社内規則」などに書いてあります。


 組織が大きくなればなるほど、代表者が全てを見渡すことが出来なくなりますので、責任者を配置し、権限と責任を与えるのです。


 でも、中小企業は特に何もないのが実態です。


 課長は管理職として職責が分かりやすく書いてあることが多いようですが、係長は「係」を指揮監督するだけの権限を持つ係長もいれば、リーダー職としての機能と位置付けしか無い場合もあります。

 正直、係長の職責はわかりづらい・・・のが本音のようです。(当人も、経営者側も)


職責とは組織の設計図であり、不明確なほど混乱する



 職責を細かいところまでガチガチに決めてしまうと、縦割り組織になってしまい、自分の仕事以外は一切知らない、部署を超えて情報が共有されないなどの弊害があります。


 一方で職責を決めておかないと、課長や係長はどこまで自分の判断でできるのか、平社員が何でも自分の判断で仕事を進めていいのか?という問題も出てきます。


 それでは当然組織として成り立たないので、職責をきちんと明文化することで、組織がスムーズに機能するのです。


 ちなみに、係長・主任は、リーダー的な扱いをされていることがほとんどで、職務上の責任が曖昧なことが多いようです。


組織が混乱する事例



 職責と職権を整理し、さらに各部署に振り分けて明文化したものを「職務分掌」(しょくむぶんしょう)といいますが、職務分掌がはっきりしていないと、部署間で混乱します。


 参考までに、職務分掌の引用です。


引用

「職務分掌」とは、組織においてそれぞれの職務が果たすべき責任(職責)や職責を果たす上で必要な権限(職権)を明確にするために、職務ごとの役割を整理・配分することです。

多くの企業・組織では、個別の部門・部署や役職、あるいは特定の担当者について、それぞれの仕事の内容や権限・責任の範囲などを定義し、明文化しています。この文書を「職務分掌規定」「職務分掌表」などと呼びます



 (引用:)コトバンク「職務分掌とは?」

 

 私の経験上の事例ですが、新規事業や新規プロジェクトなど、息の長い事業を新しくやるときには既存の仕事が足かせになります。


 既存の業務を日夜残業をしつつ、目いっぱいこなしながらも、さらに新しい仕事を押しつけられるなんてことは・・・実はよくあります。


 課長や係長がしっかりと仕事の業務把握をしていれば、全くこのような問題はおきません。新規事業を押し付けられる前に、自分の部署の状態を把握していれば、部長やトップに進言しています。


 でも、実際のところマネジャーの能力不足のおかげで、新規事業部の設置も無く、人員も据え置き、または削減のまま、無理矢理走り出すことになることが現実にはあるのです。


 この場合、大抵は業務量オーバーで失敗します。または、メチャクチャになります。


係長・主査を複数置くと、職責があいまいになる?



 以前は、課長が1人、係長が1人、社員が数名という部署で事足りていましたが、仕事の広がりや専門性が求められる時代になり、多岐に渡る仕事を少ない人員で、しかも最良の結果を出すことが求められるようになりました。


 サラリーマンには、大変キツイ環境です。


 現在は、部署名が「部」「課」「室」の中に係長・主査を複数人置いたり、専門性を持つ「部下なし課長」が誕生しています。


 この場合、従来の職責では仕事を進める上で混乱しないか?という問題もあります。


 例えば、行政や団体には部署内に主査クラスが山程いる場合があります。主査は「長」ではありませんので、指揮監督的な立場では無く、業務に精通する実務のエキスパートのような役職です。


 主査であれば、部下をマネジメントしなくても良い係長級になりますので、お互いの職責がぶつかかることがありませんし、責任もあいまいになりません。


 ただ、係長の場合は、所属部署である「係」の係員を指揮監督する総括責任者(準管理職)です。


 係長の下に主査や主任クラスが配属され、指揮監督する場合もあります。係長は上司(課長)の指示命令や方針に沿って、係員を指導し目的や目標を達成する役割を持っています。


 指揮監督の権限を持つということは、係長が業務分担を設定し、業務の進捗状況の管理やチェック機能、係員の仕事がスムーズに運ばれるよう、仕事の補佐やバックアップをすることが自らの意思でできることになります。


 これが従来の係長ですが、今は専門性や難易度の高い仕事を遂行する「プレーヤー係長」になってきています。


 では、「部署の中に係長が複数いる場合の職責はどうか?」を考えると、従来のような係員を指揮監督することだけにとらわれると、指示命令が2つ以上あるために部下が混乱します。


 ということは、従来のような職責ではなく、A係長がやるべき仕事と職務はA。B係長がする仕事はBなど、きちんと職務をはっきりした方が混乱しません。


 権限と責任は一体です。ただ、このような従来の係長の形は、係長が複数人いることで薄れているような気がします。


 ちなみに「課」の中に課長と係長がいれば、係長は課を統括することはできません。管理職である課長が係員を統括します。係長は係の決定権が無く、係員の実務的なアドバイス役とリーダー職しての役割を持ちます。


まとめ

 

 最後になりますが、係長の職責を分かりやすく言いますと、一般的には「準管理職で実務上のマネジャーとリーダー職であり、係員を指揮監督する」ことです。


 さらに分かりやすく言いますと、係長は業務レベルの高い仕事をしつつ、部下のマネジメントも期待されているということです。


 最後までお読みいただきありがとうございます!

 

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