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事務系の係長が気をつけたい仕事の進め方

係長コラム 「事務系の係長が気をつけたい仕事の進め方」Author 係長.net Category 係長の役割、係長の仕事


 事務系、営業系、現場系など組織の中でも係長の職種は異なりますが、今回は事務系の係長が気をつけたい仕事の仕方を説明して行きたいと思います。

 事務系の係長は、事務だけでなく外部交渉も含んだ責任のある仕事が多いです。平社員(一般職)の場合は、与えられた仕事をいかに早く、効率的にさばいて一日を終了するかが求められます。でも、係長は難易度が高く、問題を抱えた事務交渉をいかにして解決するかも求められます。



 係長は、仕事の量、質、責任ともに比重が大きいので、単純な事務仕事は最大限効率化しておく必要があります。その為には、整理整頓は必須です。書類は決められた方法に従って、きちんと整備しておくことが大事です。特に年度が終了したら、すぐに新しいファイルに交換し、書棚に入れます。


 事務系の係長は、書棚の整理にも気を配っておきましょう。会社の書棚のスペースは無限ではありません。書棚はいつか廃棄しなければ、会社が存続する限り永遠に増え続けていきます。「この書類はいつか使用するので取っておきたい」という方も多いですが、保存するには明確な理由があるのかも確認しておきます。意外に大した理由が無いことも、多いです。


 会社の存続上重要な書類はわかりやすいと思います。取締役会の議事録、会計書類(決算書類)など永久的に保存するものはすぐにわかります。会社では保存年数も決められています。一番分かりにくいのが、雑多な総務関係です。例えば10年に1回しか開催されない会議、イベントなど、無ければ無いで良いけども、実際に無いと困るというような微妙な仕事です。


 契約が絡むものは保存しておきたいのですが、保管年数の判断が難しいことがあります。10年に1回の開催であれば、なるべく幅の小さいファイルにとじて保管スペースを取らないように工夫して保存するようにしてみてください。


 事務系の部署は、整理整頓ができる人が多いのが好ましいのですが、中にはモノで溢れている方が落ち着くという部下もいます。ただ、書類を探す時間が一番の無駄です。過去の書類にさかのぼって、すぐに仕事に取り掛かりたいという方は、身の回りの整理整頓と、周りに何も無いスッキリとした状態の方が効率的です。


 整理整頓は、事務系の係長に必須のスキルです。周囲の溢れかえっている書類をキレイにしておけば、間違いなく残業も減り、仕事も早く終わります。少しの整理が勤務時間の積み重ねにジワジワと効いてきます。ぜひ気を配ってみてはいかがでしょうか。あなたが、整理整頓に気を配るようになって、効果が出始めると、部下も真似をしますから。

 

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